確定申告対策は個人事業の帳簿の付け方から【領収書や請求書の保存とは】

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札幌市白石区にある弥生会計・MFクラウド会計専門の千葉税理士事務所です。個人事業主の方向けの確定申告対策もお手伝いしております。

確定申告対策は個人事業の帳簿の付け方から【領収書や請求書の保存とは】

今年から個人事業を開業した人にとって「帳簿」や「会計」といわれると苦手意識が出てくるかもしれません。

個人事業主にとってのゴールは確定申告ということになりますが、何をどうしたらよいかわからないまま「手つかず」になりがちです。

確定申告書をみる限り「帳簿と無縁」に見えるくらい、帳簿がどういったものかはブラックボックスです。

簿記学校や通信教育で簿記を勉強しても、実際に個人事業主の経理は何をどうしたらよいかは教えてもらえません。

私自身税理士事務所に勤務したときには「ナニコレ?」と思ったほどです。

簿記の授業も受けていましたし、税理士試験の勉強もしていました。

それでも、会計事務所に就職して目にする世界は驚きの連続でした。

普通の生活をしていたら領収書をもらう機会はありませんでした。

レシートは財布やポケットに入れておいて、たまったら捨てるだけです。

たまにポケットに入れたまま選択をして「どえらいことになる」厄介者でした。

しかし、税理士事務所で働くと「領収書」や「レシート」は重要な証拠なのです。

これをなくしてしまうと、「会社の利益が多くなる」・「現金行方不明事件」の原因になるのです。

ゴミ同然だったものが重要な証拠に変わる世界が「個人事業主」や「法人経営」なのです。

(目次)

1.個人事業主は自分で帳簿をつけて税理士さんにチェックしてもらうのがベストな理由

2.領収書の整理の方法

3.請求書の保存方法

4.経理をするタイミングとポイントとは

5.まとめ

1.個人事業主は自分で帳簿をつけて税理士さんにチェックしてもらうのがベストな理由

自分で経理をするなら税理士さんはいらないと思っている方も多いかもしれませんが、そうではないのです。

法人の場合には税理士さんがついていないケースよりも、顧問税理士がいるほうが割合として高いと思います。

法人で経理の方がきちんといても税理士さんを頼んでいるというわけです。

実際に個人事業主の方が税務調査を受けられる際に「税理士さんに相談しておけばよかった」と思う方が圧倒的に多いのです。

では、自分で経理ができるのに税理士さんを頼んでいる理由について考えてみましょう。

(税理士さんを頼む理由)

自分でつけたものを第三者がチェックしている安心感

税務調査を前提としてのアドバイスをタイムリーにもらえる

③銀行融資などの際に決算書や試算表の信憑性アップ

④経営に関する悩みを一緒に考えてくれるパートナー

⑤様々な情報をもらえるビジネスパートナー

 

 

 

 

 

 

このほかにもたくさんの理由があると思います。

代表的な税理士さんを頼むメリットであげられるものだけでもこんなにあります。

(自分で経理・確定申告をしている場合の税務調査リスク)

税務調査の際に、自分で経理をしている場合には税務署の質問に対して自分が回答をしていくことになります。

原則としては税務調査の日数の間、仕事が停滞してしまうケースがでてきます。

税務署の方からされている質問の意味が分からないまま「えぇ、そうですね」と答弁していると思わぬ結果を招いてしまうリスクが高くなります。

税理士さんにチェックをしてもらっている場合には、税務調査の際に税理士さんの方で税務署の方からの質問に回答することもできるのでしっかりと調べてから回答しやすくなります。

2.領収書の整理の方法

自分で経理をしていくということは、領収書の整理も自社で行うことになります。

領収書の整理がしっかりできている会社は経理もしっかりしていることが多いので、領収書の整理はしっかりとおこないましょう。

①領収書は紛失しないように所定の領収書入れを作っておく

注意)領収書やレシートは現金利用分とクレジット利用分を分けて保管しておく

②領収書・レシートは定期的に会計ソフトに入力する(間隔を開けても週に1度・1か月に1度程度)

③会計ソフトに入力したものはスクラップブックなど領収書貼付用紙に貼る

※大学ノートなどを使う場合には1か月~数か月分を貼りつけます。

月が替わった時には、ページも変えます。

3.請求書の保存方法

請求書は相手の締めの関係があるため、到着時期・支払い時期がバラバラになってしまいやすいものです。

請求書管理は支払い業務と連動してしまうので事務が難しいものになります。

(請求書管理手順)

①請求書が到着したら会計ソフトに入力

②入力済み請求書を「支払い予定BOX」に入れて管理

③支払期日までに支払い後に請求書ファイルに入れて保管

自分で経理をしていく場合には、請求書が到着した段階で会計ソフトに入力してしまうことをお勧めします。

会計ソフトに入力した後で「支払い予定」のボックスを作ってそこに保管します。

クリアファイルの色を区分して支払期日を管理しておけば支払い忘れも防ぐことができます。

会計ソフトの中には入力済みになっていることから、月末までにいくら支払わなければならないかなどを確認しやすくなります。

支払い後には、「顧客ごとの請求書ファイル」又は「月ごとの請求書ファイル」にて保管します。

4.経理をするタイミングとポイントとは

個人事業主でも法人でも最善の経理のタイミングは「即時」です。

つまり、今すぐ経理をしてしまうということになります。

これには理由があります。

領収書やレシートをもらったらその日のうちなど時間が開かないうちに経理をしていることで税務調査でも信憑性が高くなります。

その日のうちに経理をしているということは「適当に何でも入れている」とは考えにくいからです。

確定申告時にまとめて経理をしている場合には、適当に何でも入れているだろうと思われやすいのです。

実際には毎日会計ソフトで入力することが難しい場合には、「週に一度」・「1か月に一度」など定期的に経理をすることが重要です。

5.税理士さんに会計ソフト入力をお願いすることも検討

自社で毎日・毎週・毎月会計ソフトを使って入力することができない個人事業主の方もいらっしゃいます。

領収書整理や請求書整理まではできても会計ソフト入力をすることができない場合には、税理士さんに会計ソフト入力をお願いすることをお勧めします。

ただし、これは「会計ソフトに入力する部分だけ」を税理士さんにお願いするようにしましょう。

なんでもかんでも領収書やレシートを渡していたのでは、税務調査があった際に「適当にやっている会社」ということになってしまいます。

税理士さんはしっかりとお客さんが管理している資料を会計ソフトに入力していることが重要です。

税理士さんに会計ソフトでの入力を頼む場合には、税理士さんとルール作りをしっかりとおこなうことが重要です。

経理の流れができたら、将来的には自社での経理を目指していきましょう。

5.まとめ(千葉税理士事務所は領収書整理からサポートします)

個人事業を開業した場合や会社設立したての頃は領収書の整理も請求書の保存方法などもわからないことだらけです。

千葉税理士事務所では税務調査の際にお客様が困ることがないように、お客様が資料整理や経理ができるようにサポートさせていただきます。

最近ではクラウド会計の人気も出ているので自社で簡単に経理ができる仕組みを作るお手伝いもしております。

これからきちんとしたいという方は今すぐご相談ください。

ご相談専用電話0120-889-459

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