クラウド自動経理のためのレシートスキャンをおすすめしない理由【クレジットカード利用がおすすめ】

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札幌市白石区のMFクラウド会計・弥生会計・freee(フリー)などのクラウド会計専門の千葉税理士事務所です。自動経理といわれていますが、現金領収書をスキャンする場合にはそれほど経理が効率化されないことをご存じでしょうか?

クラウド自動経理のためのレシートスキャンをおすすめしない理由【クレジットカード利用がおすすめ】

AIが普及すると経理が自動化されるという話をよく聞くようになりました。

私たち税理士の仕事もあがったりになるのではないかと戦々恐々の毎日です。

クラウド会計の普及はめざましく、経理の効率化を図ることができるようになりました。

ところが現金の領収書だけは自動経理になじまないのです。

現金で支払った領収書やレシートがある人はクラウド会計を使っても思うように効率化にはならないかもしれないのです。

今回はクラウド会計を使うことで効率的に経理をするために重要なことをお話しします。

(目次)

1.クラウド会計を上手に使うことで経理の時間を短縮

2.クラウド会計を使うことで税理士さんの経理代行料金を抑える

3.クラウド会計を活用した千葉税理士事務所への依頼方法

1.クラウド会計を上手に使うことで経理の時間を短縮は可能【経理体制の作り方が重要】

クラウド会計を活用することで経理の時間を短縮できます。

ただし、使い方を間違うと経理の時間が膨大に増えてしまうので注意しましょう。

(クラウド会計導入時の失敗例)

1.現金で支払ったレシートや領収書が多かった

2.インターネットバンキングを利用していなかった

3.web明細がでないクレジットだった

この失敗に共通なことは「アナログ」なものは人間が手間をかけなければ経理をすることができないということです。

上記の1~3の中で最も失敗なのは「1」の現金で支払ったレシートや領収書が大量にあることです。

レシートは財布の中で「シワシワになる」「レシートは購入商品が多いため長くなる」が原因です。

携帯アプリでレシートを撮影する場合でも、シワシワのレシートや領収書は読み取れません。

シワシワのレシートや領収書はスキャナでとる場合でも紙詰まりや故障の原因になります。

携帯で撮影もダメでスキャナーもダメなんです。

しわを伸ばすためにクリアファイルに入れて重しを乗せて少しでもまっすぐにするという時間あれば「自分で会計ソフトに入力した方が早い」のが事実です。

実際に自分で試してみたところ現金領収書をスキャナで取り込んで経理をするくらいなら入力した方が3倍以上早いと感じました。

特に領収書をため込んでしまう方は余計にスキャナで取り込んで経理をする場合には時間がかかってしまいます。

1ヵ月以上領収書をためている場合には、自動経理ではなく税理士さんに経理も頼んだ方が早いと思います。

千葉税理士事務所では効率的にクラウド会計を使うことができるよう提案をさせていただきますのでご安心ください。

2.クラウド会計を使うことで税理士さんの経理代行料金を抑える

クラウド会計を上手に使うことで税理士さんへの記帳代行(経理代行料金)を低く抑えることができます。

税理士さんの料金は次のように考えられています。

①経理の代行・税務申告書作成など事務作業コスト

②移動コスト

③税務難易度のコスト

大きく分けるとこの3つのコストによって税理士料金が決まります。

処理量が少ないのにという場合には、移動時間があったり税務的に調べるものが多い場合の可能性があります。

うちなんて簡単・量も少ないと思っている場合でも、実は経理上複雑な経理が必要だったり海外取引があるなど難しい税務知識が必要なケースもあります。

話はそれてしまいましたが、クラウド会計を上手に使うことで「①経理代行などの事務コスト」を抑えることができます。

税理士さんに経理を依頼している場合には、入力作業全てを依頼することで時間がかかってしまうのです。

この部分をクラウド会計を活用して自動化してから税理士さんにお願いすると経理代行コストが低くなります。

(クラウド会計で税理士さんの料金を下げる方法)

①現金領収書などは毎月自分でスキャンしてデータを税理士さんに送る

②クレジットカードの利用によって現金領収書を抑える

③インターネットバンキングによる振込を活用することで、預金口座を会計ソフトと連携する

3.クラウド会計を活用した千葉税理士事務所への依頼方法【毎月正しい帳簿をつけるために】

毎月税理士さんを頼んでいても正しい帳簿が毎月できていないことが多いのです。

これには税理士さん側とお客様の両方の問題があります。

税理士さんとお客様にとってしっかりとした帳簿ができない理由は次のことが原因です。

(定期的に正しい帳簿ができない理由)

①毎月すべての資料が提出できない

②資料が滞りがちになる

③事業に関係のない領収書なども税理士さんに出している

例えば、預金から振込んだ明細があっても請求書がなければ「何の支払いかわからない」ということが起こります。

この請求書が郵送できたりメールできたりということになるので、毎月帳簿を進めながら穴を埋めなければ忘れてしまいます。

これでは経理が止まってしまいます。

給与明細が毎月来なければ給与の経費処理ができないということが起こります。

毎月資料を提出して、確認事項を繰返していくことで効率的な経理がドンドン出来上がっていくという流れなのです。

(クラウド会計で経理の滞りを改善)

一番簡単な経理改善は、クラウド会計を使って資料の滞りを解決することが第一歩になります。

①現金での支払いは領収書でもらう(※レシート形式では紙が長くスキャンする時に不便)

②事業用決済のクレジットカードを用意する

③インターネットバンキングを登録しておく

④給与計算ソフトを導入して給与計算をする(※自社で難しい場合にはお手伝いしております。)

いきなり自分でクラウド会計を活用することが難しいという場合には経理の効率化からお手伝いします。

全てをクラウド会計を活用することで効率が悪くなる場合には、自動取込みの部分だけをクラウド会計の活用という方法もあります。

 

経理コストを抑えていきたい方は今すぐご相談ください。

ご相談専用電話番号:0120-889-459

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