経理のプロが教える「領収書のもらい方・保存の仕方」~はじめての起業~

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起業すると領収書をもらう機会が多くなります。いったいどうやって領収書をもらったらよいのかわからないまま起業してしまうと後々困ってしまいます。領収書のもらい方と保存の仕方を勉強しましょう。

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経理のプロが教える領収書のもらい方・保存の仕方~はじめての起業~

起業する前からお金の支払いは出てくることをご存知でしょうか?

起業てから経理について勉強すればよいと思っていると、後手に回ってしまいます。

実は、起業前からお金は動いてしまうのです。

例えば、起業する前に取引先や周りの協力してくれる人との打合せなど様々ところで打合せをしていきます。

こんな時に、知らないで領収書をもらわないと損をしてしまいます。

しっかりと、事業を始める準備にかかった費用は経費になります。

余談ですが、経費になることを経費で落ちるという表現をすることもあります。

サラリーマン時代であれば「経費で落ちますか?」なんていう会話もあったと思います。

起業して自分で経理や税金の確定申告をしていく場合には、自分で知識をつけていく必要があります。

手書きの領収書

起業前で気を付ける領収書

起業前の次の支払いは経費になります。つまり、領収書をもらっておかなければいけないものです。

・打合せの飲食代

・取引先訪問のための旅費

・ゴム印・ハンコ・封筒代

・事務用品代

・法人の設立費用

・ガソリン代やタクシー代などの交通費

・家賃

・電気ガス水道などの公共料金

・電話・インターネットの料金

ただし、あくまでも開業準備期間のものです。

会社を辞めてから開業するまでに1か月~2か月かかるということはザラです。

実際に開業準備をする期間にかかったものだけになるようにしてください。

1年も2年も前のものを出された場合には、きちんと説明できる資料などがなければ経費で落とすことは難しいのです。

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領収書をなくしてしまって経費が無くならないように、クレジットカードを活用することも上手な経理です。

起業後すぐに気を付ける領収書のもらい方

起業すると、物を揃えたくなります。

あたらいい机や椅子、パソコンに応接セットなど様々なものを揃え始めたりします。

そんな時に、「領収書お願いします」と伝えてください。

領収書をもらう際には次の項目を入れてもらいましょう

・支払い年月日

・金額

・宛先

・取引内容

・領収書の発行者

・支払年月日

 個人商店などで購入して領収書をもらうと、書いていないことがあります。

あとで帳簿をつけようと思った時に、日付がわからなくなってしまうので日付が入っているか注意して確認してください。

・金額

 飲食店などで白紙領収書を渡されることがあるかもしれませんが、ヤメテください。

自分の手で書いてしまうと、金額に嘘を書いた可能性を疑われてしまいます。

きちんとお店に金額を入れてもらうようにしましょう。

「¥」マークと締切「―」などで金額改ざんできないものにしましょう。

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・宛先

個人の場合は、屋号(○○商店・○○司法書士事務所・○○行政書士事務所など)

法人の場合は、法人名(株式会社○○・合同会社×× など)

上様形式でもらってしまうと、税務調査の際にトラブルになる可能性があるのでやめましょう。

お店によっては宛名を聞かずに、「上」と書いてしまうことがありますのでご注意ください。

宛名が白紙のものも同じですのでご注意ください。

・取引内容

購入した商品・サービスの内容を記載してもらってください。

具体的に全部を記載してもらう必要はありません。

代表的なものを書いてもらいましょう。

例えば、ボールペンと定規とコピー用紙と台所用品を購入している場合には、事務用品でOKです。

・領収書の発行者

個人名の場合は、個人の名前・住所・電話番号を記載してもらい、認印をもらっておきましょう。

間違っても、自分で領収書を書いたり、領収書に押印する認印を自分が持っているということがないようにしてください。

領収書事態の改ざんやねつ造を疑われることがあります。

一般的には、横版と呼ばれる「会社名・住所・電話番号」などが入ったものが押してあると思います。

売上げ

はじめての領収書保存

結論からいうと、効率的な経理はその会社の業種によって保存の仕方は異なります。

税務的には、保存をしていれば問題ありません。

・一般的な会社の場合

・スクラップブックや大学ノートなどに領収書を日付ごとに貼っていきます。

ノート1ページに1枚や重ならないように1枚のページに数枚ということはしません。

これでは、大量のノートが必要になってしまいます。

ある程度は重ねながら、日付ごとに領収書を貼っていきます。

・飲食店・理美容業・中古車販売業・マッサージ業など現金商売の場合

飲食店の場合には、税理士事務所から日記帳という専用の会計用品を購入することをお勧めしています。

飲食店の税務調査では、現金管理が非常に重要になってきます。

スクラップブックやノートの場合、現金管理を別で行う必要が出てくるため事務の効率が悪くなります。

税理士事務所で取り扱っている日記帳というものを使うと、領収書の整理と現金の管理がおこなえます。

税務調査の際にも資料の漏れが少なく、効率的に資料の保存がおこなえます。

クレジットの領収書と現金の領収書は分ける

・クレジットカードを利用して支払いをした場合に、領収書に「クレジット」と入らないものがあります。

手書きの領収書の店に多いのですが、レジペーパーのものでもあります。

これは、経費を2重で計上してしまうミスの原因になります。

現金の領収書とクレジットを使ったものの領収書はノートを分けるなどして別で管理するようにしてください。

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まとめ

経理は事業を始めたときから、廃業するまでの間ずっとついて回るものです。

個人事業を株式会社などの法人にしても、経理は続いていきます。

この経理をしっかりと理解して、効率化していくとどれほどの時間が節約できるか考えてみましょう。

経理のミスでトラブルにならないように作りこむのは最初が肝心です。

経理だけなら、知り合いでできるという方もいらっしゃいます。

記帳代行会社でも経理ができます。

しかし、税務的なトラブルにならないようにするには税務調査経験のある税理士事務所のアドバイスが一番効果的です。

事務のことで不安があれば、税理士事務所に相談してみてはいかがでしょうか?

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