クラウド会計は今すぐ始めた方が良い理由~遅れると手間が増える~

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クラウド会計はいつ始めても一緒と思っている方は間違っているかもしれません。個人事業の場合には2月中・法人は事業年度開始から2か月以内に始めることが一番なのです。

クラウド会計は今すぐ始めた方が良い理由~遅れると手間が増える~

クラウド会計といえばMFクラウド会計・弥生会計オンライン・やよいの青色申告オンライン・やよいの白色申告オンラインが有名どころです。

このクラウド会計は経理処理の手間が減って経理が楽になるために導入していくわけです。

ところがクラウド会計の仕組み上いつ始めてもメリットがあるわけではないのです。

厳密にはメリットはあるのですが、メリットが大きく減ってしまうということになってしまいます。

どのタイミングからクラウド会計導入がベストかを見ていきましょう。

クラウド会計が便利な理由とは~最近の労働問題解決に役立つ~

人件費は毎年上昇しているので経営を圧迫

北海道の最低賃金は786円(平成28年10月1日現在)です。

平成10年の北海道最低賃金は622円です。

この18年間で164円も上昇しています。

最低賃金は126.3%になっているのです。

経理担当者のお給料も最低でも1時間当たり786円です。

新人さんでもベテランでも最低賃金は毎年上がっていきます。

経理に関して昔も今もやることは変わりません。

経理は経営判断でも税務対策でも必ず必要です。

価値が上がらないことでも、必要な人件費は毎年上がっているのです。

人件費が上がるということは社会保険料の負担額も増えます。

経営上じわじわとコストが増え続けているのが現実なのです。

今までの経理効率化は経理担当者の職人かしかなかった

今までも経理の効率化は行われていました。

最初は「そろばん」から「電卓」です。

そろばんができない人でも電卓があれば計算が早くなりました。

その次は会計ソフトの普及です。

手書きの帳簿の時代には経理は専門家でなければできませんでした。

手書きだったので字がきれいで簿記がわかる人が経理専門の人です。

ここまで効率化できただけでも昔よりも相当効率化が進みました。

しかし、産業自体が薄利多売になってきたこともあり経理しなければならない取引も多くなってきました。

経理の処理量が増えて、取引も複雑になってきたこともあり経理の効率化は経理担当者のスキルに依存せざるを得ないところまで来ていました。

第4次産業革命(クラウド会計)

クラウド会計が世に出たのは結構前です。私がはじめて見たのはfreee株式会社のfreeeというクラウド会計でした。

相当前だったので年数まで覚えていなかったので、freee株式会社の会社概要を見てみました。

freee株式会社の会社概要をみると設立が2012年7月ですので、5年くらい前にはクラウド会計は出ていたはずです。

改めてクラウド会計を複数見ていく中で、より効率的になったクラウド会計が今後の経営問題解決に効果的になったと感じました。

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クラウド会計がなぜ便利なのかという点を見ておきましょう。

クラウド会計の便利な点は次の点になります。

①ビジネスダイレクトを使っている場合、ビジネスダイレクトの情報を自動的にクラウド会計に取り込める

②クレジットカードを利用している場合、クレジットカード明細の情報を自動的にクラウド会計に取り込める

③経理担当者が変わっても経理の効率が大きく損なわれにくい

①ビジネスダイレクトを使っている場合、ビジネスダイレクトの情報を自動的にクラウド会計に取り込める

ビジネスダイレクト(インターネットバンキング)を使っている場合、クラウド会計に連携することができます。

クラウド会計と連携することによって自動的に預金通帳の情報を会計ソフト内に取り込むことができます。

すべてが正しい経理内容になるわけではなく、通帳の内容1本1本を手で入力しなくても預金残高と帳簿の残高を合わせることができるのです。

経理担当者は預金通帳を手で入力すると打ち間違いや見落としで通帳の残高と会計ソフトの預金残高がずれてしまうことが良くあります。

そのたびに定規を当てて預金通帳と会計ソフトの内容を再度付け合わせをすることで時間を消費してしまいます。

これが1年間に何時間もの経理の無駄を生んでしまいます。

最近では未払残業代なども問題になっていることから経理の効率化が経営上も重要な問題になってきています。

②クレジットカードを利用している場合、クレジットカード明細の情報を自動的にクラウド会計に取り込める

会社経理で大変なのは領収書1枚1枚の処理とクレジット明細の会計ソフト入力です。

個人事業でも1年間で使っている経費の領収書は相当な枚数になります。

さらに領収書をなくしてしまったりして、確定申告や法人決算で真っ青になってしまうわけです。

特に飲食店・理美容店などは毎日の仕入れや売上などを含めて非常に本数の多い経理処理が必要になります。

ここでクラウド会計を導入することで日々の経理自体を効率的に行うことができるようになります。

今まで現金で支払っていたものをクレジットカードに置き換えるだけでクレジット情報を自動的にクラウド会計内に取り込むことができるのです。

経理が楽になるという面と経理が滞らないで支払い関係の処理が取り込めるという点が大きな進歩なのです。

確定申告時期や法人決算時期に慌てる原因は経理の遅れです。

経理が遅れる理由は資料の整理ができていないから税理士さんに連絡できなかったということが多いのです。

日々の経理が滞らないように経理体制を組みなおすことで経理処理が遅れないようになるのです。

③経理担当者が変わっても経理の効率が大きく損なわれにくい

家族経営以外の会社は経理担当者の入れ替わりが多い会社は多いのです。

経理担当者が長い会社と短い会社では経理の安定度合いが変わってきます。

経理担当者が円満退社であればよいのですが、経理担当者が急に来なくなってしまった場合や病気で休業に入ってしまうことなどもあります。

経理の引継ぎには半年から1年程度なければ会社の決算もおかしなことになります。

私たち税理士事務所は経理担当者の変更があった場合にサポートをしていきますが、細かいところで会社に負担がかかってしまいます。

経理担当者の引継ぎの時間が限られている中で帳簿作成まで引継ぎの時間が取れないことが多いのです。

請求書の作成や見積もりの作成などの日々の経理引継ぎを優先しなければ会社の資金繰りがおかしくなります。

しかし、帳簿ができなければ税務申告もできず、銀行に試算表の提出もできません。

そこでクラウド会計をしっかりと導入しておくことで経理担当者が変わっても帳簿の作成部分だけは自動経理によってデメリットを防げるようになります。

個人事業主・法人の経理担当者に人気のクラウド会計は次のものがあります。
やよいの青色申告オンライン
やよいの白色申告オンライン

無料から使える会計ソフト「freee(フリー)」

クラウド会計導入は今すぐ始めた方が良い理由

クラウド会計の利便性はビジネスダイレクトのデータ取込みとクレジットカードの利用明細取込み機能です。

クラウド会計の効率化を最大限使い倒すためには、ビジネスダイレクトのデータの保管期限内に設定をしなければなりません。

実はインターネットバンキングの履歴が連携できる期限は思ったよりも短いのです。

インターネットバンキングの履歴確認可能期間

・北洋銀行:過去3か月間・最大500件まで

・北海道銀行:過去2か月前(前々月まで)

・ゆうちょ銀行(2種類のビジネスダイレクトプラン)

 ①ゆうちょダイレクト:過去2か月間

 ②ゆうちょダイレクトプラス:過去15カ月間

・札幌信用金庫:過去3か月間

・JAバンク:過去3か月間

一番長いものでもゆうちょダイレクトプラスの15カ月です。

銀行ごとにインターネットバンキングの履歴確認可能期間は異なると思いますが、あまり長くありません。

飲食店・理美容業・整体マッサージ業などでしっかりと売上金を預け入れている場合などは預金通帳があっという間に1冊終わってしまいます。

これを手で入力するとなると相当時間がかかってしまいます。

ビジネスダイレクトを使っている銀行口座に取引を集中することで経理の自動化ができるのです。

ただ、インターネットバンキングの連携ができる期間が限られているので今すぐクラウド会計を導入した方が得になるわけです。

千葉税理士事務所のクラウド会計の取り組み

千葉税理士事務所はクラウド会計で経理効率化を支援しております。

対応しているクラウド会計は次のクラウド会計です。

・弥生会計シリーズ

・MFクラウド会計

・freee(フリー)

主要なクラウド会計に柔軟に対応しております。

クラウド会計で経営効率化を応援している理由とは?

「人件費の上昇」と「人材不足になっていく可能性が高い」

経営リスクを少しでも減らしたいと考えている経営者を応援しております!

クラウド会計を導入してもいきなり自動経理ができるわけではありません。

きちんと設定をおこない、少しずつクラウド会計を育てていくことが必要なのです。

今からクラウド会計をはじめていくことで1年後・2年後の経理の効率化が大きく変わります。

千葉税理士事務所では将来的な人件費の上昇・人材確保問題と向き合う経営者と経理改善をおこなっていきます!

今すぐお問い合わせください!0120-889-459

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