クレジットカードを経理に活用する方法をご存知でしょうか？しかし、クレジットカードの使い方を間違うと資金ショートを起こすこともあれば、税務調査でトラブルになってしまう場合もあります。クレジットカードを事業で効率的に活用する方法をしっかりと理解しておきましょう。～札幌市白石区の千葉税理士事務所～
クレジットカードの使い方を知らずに損をする人が続出～クレジットカードの事業活用～
弥生会計・MFクラウド会計専門の札幌市白石区の千葉税理士事務所です。
クレジットカードを作ることで経理が効率的になる場合があることをご存知でしょうか？
個人事業でも法人の経営者でも領収書をなくすととんでもない目に遭います。
税務調査の際には領収書がないものを経費で落としていなければ問題視しません。
では、領収書がないことでどんなデメリットがあるかを見ていきましょう。
①領収書がないことで経費が少なくなる
②領収書がないことで税金・国民健康保険が高くなる
③領収書がないことで帳簿上の現金が膨らんでしまう
①領収書がないことで経費が少なくなる
領収書が無くなることなどないと思っていると大間違いです。
中小企業や個人事業にとって領収書がなくなることは日常茶飯事です。
毎日計画的にものを購入して経費を使っているわけではありません。
建設業・理美容業・飲食店・動物病院でに事業の買い物とプライベートの買い物が１日の間なかで混在してしまいます。
専門の事務員さんや従業員さんは勤務時間内だけの買い物ですが、経営者や事業主は常に仕事をしています。
プライベートの時間と仕事の時間の区別がありません。
そのため買い物や喫茶店での打ち合わせなど、常に仕事の買い物と合間のプライベートの買い物が出てきてしまいます。
お店によっては領収書やレシートを貰えなかったり、店を出てから領収書をもらいそびれたことに気づいたりしてしまいます。
レジが混んでいたりお店が混雑しているときに「領収書ください」といいにくい時も多々あります。
しかし、税務調査の際にはレシートがないものは経費で落とすことは難しいのです。
「事業のものであれば領収書をもらいますよね？」といわれてしまいます。
１件１件では数千円の経費でも１年分ともなると数万円～数十万円の経費を落とせなかったことになってしまいます。
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②領収書がないことで税金・国民健康保険が高くなる
領収書がなくて経費で落とすことができなかった分は、利益になってしまいます。
利益=（収入 ー 経費）
こんな算式で利益が求められます。
あえて「経費」の部分の文字を小さくしてみたのですが、経費が少ないと利益が大きくなる仕組みです。
領収書がないことで経費で落とせなかったら同じ売り上げでも利益が大きくなってしまうのです。
さらに、経費が少ないことで確定申告書の内容が歪みます。
ひどいい方をすると税務調査を誘発するリスクが上がる可能性があります。
例えば、営業活動に力を入れて接待が増えた個人事業主を例に考えてみましょう。
１年目 売上５００万円 交際費１０万円（領収書あり）
２年目 売上８００万円 交際費 ０万円（２００万円分の領収書紛失で経費で落とさなかった）
３年目 売上１，５００万円 交際費４００万円（領収書あり）
１年目はサラリーマン時代の人間関係を中心に仕事をもらえたので売上は少ないけども経費も掛かりませんでした。
２年目からは新規の営業先を開拓するために、接待や打ち合わせが増えていきました。
ただ、領収書やレシートの重要さを知らずに全部捨ててしまっていました。
２年目の確定申告でびっくりするほどの税金になってしまったので３年目はしっかりと領収書を取っておきました。
３年目は営業活動をもっと頑張って売上も急激に伸びました。
ただ、３年目の交際費も急激にのびてしいました。
問題は３年目の売上が増えた分、急激に交際費の伸びた会社に見えてしまうのです。
下手をすると「利益が出たからプライベートのものでも経費で落ちないものまでも経費で落とし始めたのでは？」と勘繰られてしまいます。
特に２年目は領収書がなかっただけで２００万円の交際費があったのです。
ところが確定申告を３年分並べると３年目に急に４００万円もの交際費が出た会社というように見えてしまいます。
③領収書がないことで帳簿上の現金が膨らんでしまう
個人事業の場合には領収書がなくて経費で落とせなかった分税金が高くなるだけですが、法人の場合はもっと深刻です。
個人事業の場合に領収書がないだけでとんでもないデメリットを受けるわけですが、法人の場合はプラスアルファでひどい目に遭います。
株式会社・有限会社・合同会社・一般社団法人などの法人は経営者と別人格です。
会社のお金と個人のお金を完全に区分していかなければなりません。
領収書をなくしたり、領収書をもらい忘れるのは人間です。
経営者や事務員さんや従業員さんです。
しかし、会社の帳簿上のお金と実際のお金がずれてしまいます。
お金を払ったのに経費で落とせないのですから、会社の財布や金庫のお金と帳簿上のお金がずれてしまいます。
会社のお金がずれてしまった場合、社長の責任になってしまうのが一般的です。
会社の帳簿のお金が５０万円あったとしても、会社の金庫に２万円しかなかったら４８万円は社長のボーナス扱いとされてしまう可能性があります。
会社のお金を自由に動かせる人は社長という構図になってしまうからです。
こうなってしまうと、次の問題が発生します。
①社長のボーナスは原則法人の経費にならない（法人税の節税効果ゼロ）
②社長のボーナスは社長の所得税・住民税が上がる（実際に現金はもらえないのに）
③会社と社長の社会保険料が上がる（本当は誰もお金をもらっていないのに）
クレジットカードを上手に使ってデメリットを減らす
領収書やレシートをしっかりと保管することは、税務面で重要なことです。
特に消費税の本則課税の場合には、領収書・請求書をしっかりと保存しなければ税務調査でトラブルになります。
消費税の本則課税は預かった消費税から前払いした消費税を差引いて納税額を計算します。
この前払いした消費税を引くための要件に、領収書と請求書を保存する必要があります。
税務署とのトラブルを起こさないためにも、しっかりと領収書や請求書を保存することが重要です。
①クレジットを利用したときの領収書・レシートをなくしてしまった場合はどうしたらいいの？
しかし、領収書やレシートをもらいそびれた場合や、領収書やレシートをなくしてしまった場合でもクレジットカードを利用することでデメリットを減らすことができます。
あくまでも原則は領収書やレシートを保存しておくことです。
現金で支払った経費の領収書や請求書をなくしてしまうと、支払った事実がわからないことがデメリットなのです。
クレジットカードの利用明細をみると支払った形跡はしっかりと残っています。
領収書やレシートをもらいそびれた場合でも「支払った日付」「お店の名前」「支払った金額」がわかります。
クレジット明細でもＥＴＣの利用や電話代の支払いなどは取引内容がある程度わかりますが、飲食店や電気量販店などの場合購入内容がわからないと経理処理が決まりません。
飲食店も打ち合わせでいったものなのか、プライベートのものなのか、一人当たりの単価などで経理処理が変わります。
このようなものの場合には、クレジット明細に取引の内容を書いておく方が税務調査トラブルに発展しにくくなります。
②クレジットカードは事業用とプライベートを分けた方がお得
個人事業の場合にはプライベート利用と事業利用が混在しやすくなります。
プライベートのクレジットカードで事業用のものを購入しても問題ありません。
仕事に関係のある利用分だけを経費で処理していれば問題ないのです。
ただ、経理の効率化という点ではプライベート利用のクレジットカードと事業用のクレジットカードを分けておく方が楽なのです。
事業用のクレジットカードとプライベートのクレジットカードを分けておくことで、事業に関係のないものを間違って経費処理するミスを減らせます。
さらにクラウド会計を利用する場合には、事業用のクレジットカード情報を連結するだけで効率的に経理をおこなうことができます。
税理士事務所に経理代行を依頼する場合でも、事業とプライベートのカードを区分していると経費のものかプライベートなものなのかの確認に時間を取られることが少なくなります。
③税務調査の際には事業用のものだけで対応が可能
原則として税務調査の対象は事業に関係のあるものです。
プライベート利用のクレジットと事業用利用のクレジットを混ぜていると、そのクレジットカード自体が調査の対象となってしまいます。
税務調査の際に個人的なものまで見せたくないという場合には、しっかりと事業用クレジットカードとプライベート利用のクレジットカードを分けておく方が良いです。
税務調査でプライベートの支払いを見られて嫌な思いをしたという方は事業用のクレジットカードを別に作っておきましょう。
○海外出張がある場合にはクレジットカードの導入が重要
海外出張がある場合には、支払が現地通貨で行われます。
現金決済をした場合には、支払日の円換算が必要になってしまいます。
クレジットカードを使った場合には、利用明細上で現地通貨と円換算額がわかります。
自分で円換算しなくてもクレジット明細を見ることで経理処理が楽に行えます。
○クレジットカードを上手に活用して「ふるさと納税」を１２月３１日ギリギリまで活用
クレジットカードの活用方法の一つに個人の人のふるさと納税があります。
現金振り込みの場合、ぎりぎりのふるさと納税が間に合わないことがありますが、クレジットカードを使うことで１２月３１日ぎりぎりまで可能になります。
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まとめ
個人事業を始めたばかりの人や法人を設立したばかりのことには、現金決済で事業を進めていく方が多いかもしれません。
現金決済で事業が大きくなることで領収書やレシートをもらう機会が増えることになります。
しかし、もらう領収書やレシートが多くなればなるほど財布がパンパンになって領収書やレシートをなくすリスクが増えてきます。
会計ソフトによってはクレジットカードの利用明細をもとに自動経理ができるものもあるので経理の効率化に役に立ちます。
税理士事務所に経理代行をしてもらう場合でも、クレジットカードを利用することで効率的に経理をしてもらうことができます。
千葉税理士事務所ではお客様の経理代行や効率的な経理のアドバイスをさせていただいております。
確定申告対策や法人決算対策でご心配のある方は今すぐご相談ください！
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